Proseguendo un consolidato rapporto di collaborazione con l’Agenzia delle Dogane, l’OICCE (Organizzazione interprofessionale per la comunicazione delle conoscenze in enologia) ha organizzato un incontro sulla telematizzazione delle accise.
Per l’Agenzia delle Dogane ha parlato Roberto Tugnoli, direttore dell’Unità qualità e sviluppo competenze ICT dell’Area centrale tecnologie per l’innovazione. Egli ha spiegato come l’utilizzo delle reti intranet e internet, e l’uso dell’ICT (Information and Comunication Tecnology) nei rapporti tra gli utenti e  l’Amministrazione finanziaria siano tra gli obbiettivi primari dell’Agenzia delle Dogane.
L’Agenzia è, infatti, fortemente impegnata e determinata a raggiungere un ambizioso traguardo: la completa dematerializzazione dei documenti nel quadro di sistema comunitario di controllo sulle transazioni dei prodotti soggetti ad accisa. Il progetto europeo in fase di realizzazione è denominato E.M.C.S. (Excise Movement and Control System) e consiste in un sistema informatico che permette all’utente di compilare il DAA telematico direttamente dalla propria azienda attraverso file di interscambio.
Grazie a un codice utente personale che abilita all’uso è possibile collegarsi al servizio telematico doganale.
Tutte le comunicazione telematiche fra gli operatori del settore e l’Agenzia avverranno attraverso il sistema E.D.I (Electronic Data Interchange) – che, inizialmente nato e sviluppato per le transazioni e le comunicazioni di carattere squisitamente doganale – già gestisce le dichiarazioni dei consumi di energia
elettrica e gas naturale, nonché le dichiarazioni di alcune tipologie di agevolazioni sulle accise, come quelle previste nel comparto dell’autotrasporto.

Lo scadenziario
La legge n. 286 del 24 novembre 2006 (Dl 262 del 3 ottobre 2006) prevede la trasmissione esclusivamente telematica di (articolo 1, comma 1):
lettera a) dati relativi alle contabilità degli operatori, qualificati come depositari autorizzati, operatori professionali, rappresentanti fiscali ed esercenti depositi commerciali, concernenti l’attività svolta nei settori
degli oli minerali, dell’alcol e delle bevande alcoliche e degli oli lubrificanti e bitumi di petrolio;
lettera b) documento di accompagnamento previsto per la circolazione dei prodotti soggetti o assoggettati ad accisa;
lettera c) dichiarazioni di consumo per il gas naturale e l’energia elettrica.
Le scadenze di quanto sopra sono state fissate con determinazione direttoriale 1495/UD del 26 settembre 2007 (figura 1). I dati relativi alle contabilità degli operatori, qualificati come depositari autorizzati, concernenti l’attività svolta nel settore dell’alcole e delle bevande alcoliche, con esclusione del vino, delle altre bevande fermentate diverse dalla birra e della fabbricazione di aromi, dovranno essere presentati in forma esclusivamente telematica a decorrere dal 1° ottobre 2008. I dati relativi alle contabilità degli operatori qualificati come operatori professionali, rappresentanti fiscali, esercenti i depositi commerciali concernenti l’attività svolta nel settore svolta nel settore dell’alcole e delle bevande alcoliche, dovranno essere presentati in forma esclusivamente telematica a decorrere dal 1° gennaio 2009. A partire dalla medesima scadenza è obbligatorio presentare in forma esclusivamente telematica i dati delle contabilità dei depositari autorizzati concernenti l’attività svolta nel settore del vino e delle altre bevande fermentate diverse dal vino e dalla birra e della fabbricazione di aromi.
I depositari autorizzati, trasmettono giornalmente all’Agenzia delle Dogane entro le ore 12.00 del giorno successivo a quello di riferimento, oltre all’identificativo del depositario:
a) i seguenti dati, relativi a ciascuna movimentazione, interna ed esterna al deposito fiscale, dei prodotti soggetti o assoggettati ad accisa:
1) estremi del registro di carico e scarico
2) qualità e quantità del prodotto movimentato
3) documento che giustifica o accompagna la movimentazione
4) mittente o destinatario del prodotto movimentato
5) tipologia e causale della movimentazione
6) posizione fiscale del prodotto
7) accisa afferente alla movimentazione del prodotto;
b) il riepilogo dei dati contabili relativi alla movimentazione complessiva giornaliera delle garanzie per la circolazione dei prodotti in sospensione di accisa;
c) i seguenti dati, relativi a ciascuna movimentazione dei contrassegni di stato:
1) tipologia e quantità dei contrassegni movimentati
2) causale di movimentazione dei contrassegni.
Entro il quinto giorno successivo al termine di ciascun mese, i depositari autorizzati devono inoltre trasmettere all’Agenzia delle Dogane oltre all’identificativo del depositario i dati relativi a:
a) il periodo di riferimento;
b) il riepilogo del movimento mensile d’imposta;
c) gli accrediti di imposta utilizzati nel periodo.
Per il mese di dicembre i dati devono essere riepilogati con cadenza quindicinale e trasmessi entro il terzo giorno successivo al termine della prima quindicina ed entro il quinto giorno del mese successivo per la seconda.
Gli operatori professionali, i rappresentanti fiscali e gli esercenti i depositi commerciali, invece, sono tenuti a comunicare all’Agenzia delle Dogane, l’identificativo del soggetto insieme ai dati relativi a:
a) periodo di riferimento;
b) estremi del registro di carico e scarico;
c) qualità e quantità del prodotto movimentato;
d) documento che giustifica o accompagna la movimentazione;
e) mittente o destinatario del prodotto movimentato;
f) tipologia e causale della movimentazione;
g) posizione fiscale del prodotto;
h) eventuale accisa afferente alla movimentazione del prodotto e relative garanzie;
i) eventuali accrediti d’imposta utilizzati nel periodo.
Il progetto prevede inoltre la telematizzazione dei documento di accompagnamento (DAA e DAS) in accordo con i tempi di realizzazione del progetto comunitario. In particolare, la determinazione direttoriale 1496/UD del 26 settembre stabilisce il termine del 1° aprile 2009 nel caso di una circolazione in regime sospensivo dei prodotti soggetti ad accisa.
Per i prodotti assoggettati ad accisa e ad alcune imposizioni indirette (art. 10, 12, 61 e 62 del Testo Unico) la scadenza prevista è il 1° ottobre 2009. La sperimentazione nazionale è iniziata ad aprile di quest’anno mentre l’inizio di sperimentazione EMCS avverrà ad agosto 2008. L’attuazione nazionale non può pertanto avvenire prima del 2009 mentre quella dell’EMCS da aprile 2009.
Il progetto Come ha sottolineato Tugnoli, la trasmissione dei dati comporterà un aumento del traffico di rete. Per questo la risposta degli operatori del servizio informazione (call center, contact center, on line) dovrà essere estremamente tempestiva per non creare disservizi che potrebbero impedire il corretto svolgimento delle operazioni. È altresì previsto il potenziamento del sistema telematico, architettura e hardware, dei sistemi di telecomunicazione e operativi così come le attività di formazione. Ne è un esempio il sistema informativo dell’agenzia (AIDA) in cui è già integrata una piattaforma di e-learning che gestisce tutta la formazione dell’agenzia.
Inoltre, per gli utenti esterni sono anche disponibili gli knowledge base, veri e propri manuali interattivi
di libera consultazione.

DAA telematico... addio al cartaceo
Attraverso una particolare procedura il software permette l’invio dei medesimi al sistema per la loro registrazione (Interchange). Il sistema è stato predisposto in maniera tale da aiutare l’utente nella sua compilazione ed eseguire controlli formali sui dati ricevuti (l’esistenza del destinatario attraverso la verifica del suo codice di accisa, se il medesimo è abilitato a ricevere i prodotti oggetto della transazione ecc.).
In pratica, ogni invio di dati al sistema (E.D.I.) crea un “flusso” di documenti da e per l’utente, intendendosi
per “documento” ogni tipologia di informazione prevista per il DAA (richiesta di emissione del DAA, ma anche cambio di destinazione, dichiarazioni di ricezione, annullamento, ecc.). Una volta acquisito il file di richiesta, il sistema verifica la correttezza formale dei dati, eliminando alla radice diversi possibili errori formali e di congruenza (e le conseguenti sanzioni) e invia la risposta affermativa.
A questo punto l’utente è in grado di stampare il DAA direttamente dalla propria stampante (DAA ordinario, cumulativo, non scorta merce). Grazie all’assegnazione di un codice univoco identificativo a ogni  documento, il sistema EMCS permette di eliminare l’obbligo di vidimazione degli stampati DAA in bianco. Inoltre, controlla il conto garanzie dovute sulle spedizioni in sospensione di accisa e gestisce direttamente il
registro delle partite ricevute e spedite in sospensione.
Inoltre attraverso lo stesso sistema informatico il destinatario del prodotto scortato dal DAA telematico potrà confermare l’arrivo (appuramento) liberando immediatamente lo speditore da ulteriori incombenze.
Per le aziende del settore non sarà più necessario recarsi presso gli uffici delle Agenzie delle Dogane per il richiesto visto di conformità tra il 3° e il 4° esemplare del DAA in quanto l’appuramento del DAA, ossia la certificazione prescritta all’arrivo del prodotto e la spedizione al mittente dell’esemplare n. 3 del DAA, è già stato registrato dal sistema telematico EMCS.
Oltre ai non pochi benefici per l’utenza, l’EMCS permetterà alle singole amministrazioni competenti (in Italia l’Agenzia delle Dogane) un efficace controllo delle transazioni di prodotti ad accisa sospesa agevolando notevolmente la lotta alle frodi nel settore delle accise.

La sperimentazione
La trasmissione dei dati in forma esclusivamente telematica sarà preceduta da una fase di sperimentazione di durata non inferiore a 60 giorni al fine di consentire agli operatori di verificare le procedure informatiche per loro predisposte.
Nei depositi fiscali di prodotti alcolici sarà gestita telematicamente la movimentazione interna ed esterna del prodotto, la giacenza contabile, la garanzia sulla circolazione, la movimentazione e le giacenze dei contrassegni di stato, la contabilizzazione dei crediti. Le trasmissione giornaliere che occorre effettuare sono le seguenti: uno o più record per ciascuna movimentazione di prodotto, un record per ognuna giacenza contabile iniziale, uno o più record di riepilogo per la gestione delle garanzie di circolazione, un record per ciascuna giacenza iniziale dei contrassegni, uno o più record per ciascuna movimentazione dei contrassegni.
Tra le trasmissioni periodiche vi è quella relativa a dicembre, mese in cui occorre effettuare due trasmissioni: un record per ciascun provvedimento di credito/accredito; un record di riepilogo dei tributi per ciascun capitolo. Circa la struttura del codice del prodotto, è stato seguito lo standard intracomunitario  per la codifica di prodotto ed è definito da 18 caratteri al massimo. 
Pertanto l’informazione è di lunghezza variabile.  I primi 4 caratteri identificano la categoria secondo il progetto EMCS; altri otto caratteri (dal V al XII) identificato la nomenclatura combinata; se necessari, possono essere usati altri due caratteri della Taric oppure altri 4 caratteri addizionali per meglio definire la qualità del prodotto.

Le correzioni
Per tenere conto della necessità di operare correzioni oppure di inserire informazioni reperite in ritardo, sono stati identificati tre momenti temporali all’interno dei quali una rettifica può essere inserita se coerente con il sistema: prima del riepilogo mensile d’imposta, dopo il riepilogo mensile ma prima del pagamento, e dopo il pagamento dell’imposta.
È possibile operare rettifiche relative alla movimentazione di:  prodotto; imposta; garanzie; accrediti; e contrassegni.
Nel caso in cui la dimenticanza segnalata dopo il pagamento produca una maggiore imposta, è stata prevista la possibilità di usufruire dell’istituto del ravvedimento operoso (D. lvo 472/97) veicolato direttamente dal sistema telematico sulla base di informazioni che l’utente deve inserire all’interno di un tracciato nuovo. In tal modo l’utente potrà autonomamente sanare la propria situazione debitoria evitando di incappare in sanzioni amministrative più gravose (D. lvo 471/97).

Infine, vista la prossima obbligatorietà della trasmissione telematica e sulla base della anagrafica dei soggetti delle accise in possesso dell’Agenzia, l’Agenzia stessa sta predisponendo un progetto affinché tutti i soggetti ricevano in automatico un’autorizzazione d’ufficio al servizio.
La rivoluzione telematica è davvero ineluttabile e dietro l’angolo!